Kiat sukses implementasi software akuntansi

Apakah Anda mengendarai mobil tanpa kilometer, tanpa meter bahan bakar? Rasanya tidak begitu. Kalaupun ada, mungkin ybs baru mengalami musibah dashboard mobilnya digondol maling.

Kilometer, meter bahan bakar telah menjadi perlengkapan standar mobil agar pengemudi dan penumpang nyaman dan aman serta selamat dalam berkendara.

Apakah Anda menjalankan usaha Anda tanpa petunjuk kilometer (sudah sejauh mana berjalan), tanpa meter bahan bakar (kemampuan finansial)? Jika Anda menjawab YA, jangan kuatir…, Anda tidak sendirian. Hasil survey sederhana yang kami lakukan, lebih dari 70% UKM yang belum menggunakan software akuntansi.

Catatan. Spreadsheet (MS Excel) BUKAN software akuntansi karena kemudahan, kehandalan, dan keamanannya sangat tidak memenuhi kualifikasi sebuah software akuntansi.

Software akuntansi secara sederhana membantu pelaku usaha mencetak invoice penjualan, mencatat invoice pembelian. Pada saat yang sama, akibat dari penjualan dan pembelian diatas, software akuntansi segera meng-update posisi saldo stock barang dagangan, hutang kepada supplier, dan piutang kepada customer atau saldo kas/bank jika transaksi dilakukan secara tunai.

Bayangkan betapa mudahnya sebuah software akuntansi memberikan informasi stock barang, hutang, piutang, dan kas/bank hanya dengan melakukan penctatan transaksi sehari-hari sebagaimana biasanya secara manual. Software akuntansi bisa mengambil alih lebih dari 80% pekerjaan manual rutin yang sifatnya administratif dengan kecepatan dan keakurasian yang sangat tinggi.

Mengandalkan software akuntansi, Anda bisa mengetahui laju perjalanan perusahaan Anda, Anda juga bisa tahu “bahan bakar” (dana) yang tersedia secara REALTIME. Sama seperti mengemudi mobil diatas, Anda perlu tahu kecepatan kendaraan pada saat itu, bukan kecepatan kendaraan sejam yang lalu. Anda perlu tahu sisa bahan bakar pada saat itu, bukan sisa bahan bakar kemarin. Banyak perusahaan pernah “trauma” karena pernah gagal dalam upaya mengkomputerisasikan pembukuannya, salah satunya adalah karena software yang diimplementasikan sangat rumit dan tidak bisa menyajikan informasi keuangan secara realtime.

Ada tiga TIPS sederhana agar perusahaan sukses mengimplementasikan software akuntansi:

1. Jangan berpikir Perfeksionis
Tidak ada software yang sempurna untuk siapapun. Walaupun ada yang dikembangkan oleh perusahaan yang sangat ternama dan di-customized sedemikian rupa, tetap tidak ada software yang sempurna. Lingkungan dan kondisi usaha yang sering berubah, perilaku pelanggan, supplier, dan karyawan yang selalu berubah menyebabkan selalu “ada saja” yang kurang dari software tersebut. Software is just a tool, software hanya alat bantu yang fungsinya “membantu” membuat pekerjaan Anda menjadi lebih ringan dan lebih mudah, BUKAN “mengambil alih” semua pekerjaan Anda. Jika Anda mendapati sebuah software akuntansi sudah bisa meng-cover 70% – 80% dari tugas-tugas rutin bawahan Anda yang bersifat administratif, TAKE IT. Jangan menunggu menemukan software akuntansi yang bisa meng-cover 100% tugas-tugas bawahan Anda karena saya bisa memastikan Anda tidak akan menemukan yang seperti itu.

2. Perlu “pressure” dari top management
Dalam hal me-manage CHANGE, gaya kepemimpinan berlandaskan “demokrasi” pasti tidak jalan. Pada dasarnya semua orang tidak menyukai perubahan, walaupun itu perubahan menuju ke arah yang lebih baik; termasuk bawahan Anda juga. Terlebih-lebih jika mereka berpikir “yang lebih baik” itu kan hanya berlaku bagi atasan atau empunya perusahaan. Terutama bagi mereka yang tetap bermental karyawan, perubahan itu tidak menyentuh mereka dalam pengertian, “toh gajiku tetap sama saja”, “masuk pagi pulang malam juga sama saja”.

3. Mulai dari yang paling mudah
Salah satu kesalahan fatal yang paling sering dilakukan orang dalam proses komputerisasi akuntansi adalah karena mereka memulai dari yang paling sulit. Contoh: Ada orang yang memulai dengan mengkalkulasi nilai fixed asset (harta tetap), ada yang memulai dengan menginventarisasi semua nomor seri stock barang yang ada. Begini Bung, tidak ada gunanya Anda tahu persis nomor seri stock barang Anda di gudang kalau Anda tidak tahu persis tagihan (piutang) Anda diluaran ada berapa.
Jika Anda menggunakan software akuntansi sebagaimana mestinya, Anda dengan mudah mengetahui berbagai kondisi perusahaan Anda seperti Anda membaca indikator di dashboard mobil. Apakah kecepatannya masih dalam batas aman dengan kondisi jalan yang dilalui, apakah persediaan bahan bakar masih mencukupi sampai ke tujuan yang dituju, apakah terjadi overheated yang menandakan ada bagian dalam perusahaan yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Baca atau beli online buku “Cara Mudah Memahami Akuntansi“.

Tentu saja, software akuntansi bukan segala-galanya. Sekali lagi, its just a tools. Sebuah traktor tidak akan serta merta membuat hasil pertanian meningkat, tetapi lahan pertanian tidak akan maksimal jika tidak memanfaatkan traktor. Menggunakan software akuntansi tidak serta merta membuat usaha Anda bertambah besar. Namun semua usaha besar pasti menggunakan software akuntansi.