Kiat sukses implementasi software akuntansi

Apakah Anda mengendarai mobil tanpa kilometer, tanpa meter bahan bakar? Rasanya tidak begitu. Kalaupun ada, mungkin ybs baru mengalami musibah dashboard mobilnya digondol maling.

Kilometer, meter bahan bakar telah menjadi perlengkapan standar mobil agar pengemudi dan penumpang nyaman dan aman serta selamat dalam berkendara.

Apakah Anda menjalankan usaha Anda tanpa petunjuk kilometer (sudah sejauh mana berjalan), tanpa meter bahan bakar (kemampuan finansial)? Jika Anda menjawab YA, jangan kuatir…, Anda tidak sendirian. Hasil survey sederhana yang kami lakukan, lebih dari 70% UKM yang belum menggunakan software akuntansi.

Catatan. Spreadsheet (MS Excel) BUKAN software akuntansi karena kemudahan, kehandalan, dan keamanannya sangat tidak memenuhi kualifikasi sebuah software akuntansi.

Software akuntansi secara sederhana membantu pelaku usaha mencetak invoice penjualan, mencatat invoice pembelian. Pada saat yang sama, akibat dari penjualan dan pembelian diatas, software akuntansi segera meng-update posisi saldo stock barang dagangan, hutang kepada supplier, dan piutang kepada customer atau saldo kas/bank jika transaksi dilakukan secara tunai.

Bayangkan betapa mudahnya sebuah software akuntansi memberikan informasi stock barang, hutang, piutang, dan kas/bank hanya dengan melakukan penctatan transaksi sehari-hari sebagaimana biasanya secara manual. Software akuntansi bisa mengambil alih lebih dari 80% pekerjaan manual rutin yang sifatnya administratif dengan kecepatan dan keakurasian yang sangat tinggi.

Mengandalkan software akuntansi, Anda bisa mengetahui laju perjalanan perusahaan Anda, Anda juga bisa tahu “bahan bakar” (dana) yang tersedia secara REALTIME. Sama seperti mengemudi mobil diatas, Anda perlu tahu kecepatan kendaraan pada saat itu, bukan kecepatan kendaraan sejam yang lalu. Anda perlu tahu sisa bahan bakar pada saat itu, bukan sisa bahan bakar kemarin. Banyak perusahaan pernah “trauma” karena pernah gagal dalam upaya mengkomputerisasikan pembukuannya, salah satunya adalah karena software yang diimplementasikan sangat rumit dan tidak bisa menyajikan informasi keuangan secara realtime.

Ada tiga TIPS sederhana agar perusahaan sukses mengimplementasikan software akuntansi:

1. Jangan berpikir Perfeksionis
Tidak ada software yang sempurna untuk siapapun. Walaupun ada yang dikembangkan oleh perusahaan yang sangat ternama dan di-customized sedemikian rupa, tetap tidak ada software yang sempurna. Lingkungan dan kondisi usaha yang sering berubah, perilaku pelanggan, supplier, dan karyawan yang selalu berubah menyebabkan selalu “ada saja” yang kurang dari software tersebut. Software is just a tool, software hanya alat bantu yang fungsinya “membantu” membuat pekerjaan Anda menjadi lebih ringan dan lebih mudah, BUKAN “mengambil alih” semua pekerjaan Anda. Jika Anda mendapati sebuah software akuntansi sudah bisa meng-cover 70% – 80% dari tugas-tugas rutin bawahan Anda yang bersifat administratif, TAKE IT. Jangan menunggu menemukan software akuntansi yang bisa meng-cover 100% tugas-tugas bawahan Anda karena saya bisa memastikan Anda tidak akan menemukan yang seperti itu.

2. Perlu “pressure” dari top management
Dalam hal me-manage CHANGE, gaya kepemimpinan berlandaskan “demokrasi” pasti tidak jalan. Pada dasarnya semua orang tidak menyukai perubahan, walaupun itu perubahan menuju ke arah yang lebih baik; termasuk bawahan Anda juga. Terlebih-lebih jika mereka berpikir “yang lebih baik” itu kan hanya berlaku bagi atasan atau empunya perusahaan. Terutama bagi mereka yang tetap bermental karyawan, perubahan itu tidak menyentuh mereka dalam pengertian, “toh gajiku tetap sama saja”, “masuk pagi pulang malam juga sama saja”.

3. Mulai dari yang paling mudah
Salah satu kesalahan fatal yang paling sering dilakukan orang dalam proses komputerisasi akuntansi adalah karena mereka memulai dari yang paling sulit. Contoh: Ada orang yang memulai dengan mengkalkulasi nilai fixed asset (harta tetap), ada yang memulai dengan menginventarisasi semua nomor seri stock barang yang ada. Begini Bung, tidak ada gunanya Anda tahu persis nomor seri stock barang Anda di gudang kalau Anda tidak tahu persis tagihan (piutang) Anda diluaran ada berapa.
Jika Anda menggunakan software akuntansi sebagaimana mestinya, Anda dengan mudah mengetahui berbagai kondisi perusahaan Anda seperti Anda membaca indikator di dashboard mobil. Apakah kecepatannya masih dalam batas aman dengan kondisi jalan yang dilalui, apakah persediaan bahan bakar masih mencukupi sampai ke tujuan yang dituju, apakah terjadi overheated yang menandakan ada bagian dalam perusahaan yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Baca atau beli online buku “Cara Mudah Memahami Akuntansi“.

Tentu saja, software akuntansi bukan segala-galanya. Sekali lagi, its just a tools. Sebuah traktor tidak akan serta merta membuat hasil pertanian meningkat, tetapi lahan pertanian tidak akan maksimal jika tidak memanfaatkan traktor. Menggunakan software akuntansi tidak serta merta membuat usaha Anda bertambah besar. Namun semua usaha besar pasti menggunakan software akuntansi.

To be “Good” Wirausaha #1, Kecakapan Praktis

Saya tidak bermaksud untuk menambah, memodifikasi atau mengurangi sedemikian banyak tulisan mengenai persyaratan, ketrampilan, dan sebagainya yang harus dimiliki wirausaha yang sudah terdapat dimana-mana.

Ijinkan saya sharing dari sisi praktis dilapangan, yang kebetulan saya perhatikan tidak banyak diulas di buku-buku yang membahas tentang kewirausahaan.

Mari membatasi wirausaha disini adalah orang-orang yang memulai usaha sendiri dimulai dari skala usaha UKM. Bukan kelompok usaha besar yang sedang melebarkan usahanya, yang ditopang sumber dana besar.

Tulisan ini saya buat berseri agar pembahasan masing-masing topik tidak terlalu panjang dan agar lebih fokus.

Seri pertama wirausaha yang saya ingin tulis adalah dari sisi kecakapan praktis.  To be Good Wirausaha mulai dari nol, seseorang harus bisa:

1. Menjual
2. Sourcing atau Produksi
3. Mengelola keuangan

Menjual
Benar, saya lebih menekankan “menjual” daripada memasarkan.  Memasarkan (marketing) adalah pemikiran atau upaya yang membuat barang menjadi lebih mudah terjual. Itu nantilah, setelah perusahaan mulai jalan Anda pikirkan bagaimana pemasarannya. Tetapi sebagai langkah awal, sales jauh lebih penting dari marketing.

Terkadang profesi menjual (sales) memperoleh konotasi jelek, tetapi sesungguhnya ini adalah kemampuan mendasar yang harus dimiliki oleh wirausahawan manapun.

Anda boleh tidak bisa memproduksi apapun atau tidak mempunyai ide apapun, tetapi sepanjang Anda bisa menjual, Anda bisa mulai menjadi wirausaha.

Sourcing atau Produksi
Banyak orang yang saya temui memulai usaha mereka (terjun menjadi wirausaha) karena mengandalkan kemampuan produksi. Saya bisa bikin kue yang paling enak, saya bisa produksi mie keriting dan sebagainya.

Ada yang  memulai usaha karena merasa mempunyai sourcing barang tertentu, saya punya sumber barang ini dari importir, saya punya sumber barang itu dari China dsb.

Seperti saya tulis diatas, kemampuan memproduksi atau sourcing itu bukan tidak penting, tetapi yang lebih penting adalah kemampuan menjual.

Jika Anda bisa menjual tetapi tidak bisa memproduksi, Anda bisa sourcing ke orang lain yang bisa memproduksi. Anda tidak punya source-nya, sekarang tersedia sedemikian banyak media yang Anda bisa pakai, yellow pages, pameran dagang, internet dsb.

Sebaliknya jika Anda bisa memproduksi tetapi tidak pintar menjual, Anda mungkin akan mendapatkan 1/2 orang yang sangat ingin membantu Anda jualan. Mungkin Anda akan mempercayakan barang Anda dijual olehnya, tetapi posisi Anda sangat riskan. Karena dengan kemampuan menjual, distributor Anda dengan mudah bisa pindah membeli dari orang lain jika ada yang bisa memproduksi barang yang serupa. Sekali lagi, saat ini sourcing barang itu sedemikian gampang.

Mengelola keuangan
Seperti dalam permainan basket, selain harus bisa offensive (menyerang) jangan lupa deffensive (bertahan).

Apalah gunanya  pintar menjual dan menghasilkan uang, tetapi tidakbisa menagih, atau kalau bisa menagih tetapi uangnya bisa dimanipulasi atau digelapkan orang dalam.

Ingat, tidak ada bisnis apapun yang sedemikian menguntungkannya sehingga tidak kuatir digerogoti. Semua bisnis itu ada titik kesetimbangan yang mana sesungguhnya keuntungan usaha itu perlu dikumpulkan sen demi sen, rupiah demi rupiah sehingga berakumulasi menjadi besar.

Jangan pernah meremehkan kebocoran, atau potensi kebocoran keuangan dalam mengelola perusahaan.

Tahapan paling mendasar dari me-manage keuangan adalah memastikan bisa menjual, harus bisa menagih kembali (tepat waktu). Kalau bisa menjual tanpa harus bisa menagih, siapapun bisa.

Tetapi itu saja tidak cukup, selanjutnya Anda juga harus bisa mengetahui laba rugi usaha dan mengatur cash flow. Jangan kuatir, jangan berpikir terlalu rumit mengenai hal tersebut. Anda tidak harus lulusan MM atau sarjana akuntansi untuk memahami hal tersebut.

Saat ini banyak tools yang bisa membantu Anda dalam setiap aspek menjalankan dan mengelola perusahaan. Pada tulisan berikutnya, saya akan sharing mengenai aplikasi apa-apa saja seseorang wirausahawan harus kuasai.

Beberapa links bermanfaat:
http://www.fastcompany.com
http://www.eyesonsales.com